Olimpiadi 2026: guida pratica per aziende e operatori

Olimpiadi 2026: guida completa per la privacy e la compliance
Olimpiadi 2026 costituiscono un evento ad alto impatto sul trattamento dei dati personali nel 2026. Organizzatori, fornitori, operatori tecnologici e sponsor saranno coinvolti in flussi massivi di dati relativi ad atleti, pubblico, staff e spettatori digitali. Dal punto di vista normativo, il quadro di riferimento è dominato dal GDPR compliance e dalle disposizioni nazionali in materia di protezione dei dati. Il rischio compliance è reale: le responsabilità operative e le sanzioni possono essere significative per chi non adotta misure adeguate. Il presente articolo illustra le norme rilevanti, le implicazioni pratiche e le azioni richieste alle aziende.

1. Normativa e quadro normativo applicabile

Il riferimento fondamentale resta il GDPR (Regolamento UE 2016/679) insieme alle disposizioni nazionali di attuazione e alle linee guida dell’EDPB e del Garante. Il Garante ha stabilito che i grandi eventi internazionali richiedono valutazioni specifiche del rischio in materia di data protection e misure tecniche-organizzative adeguate. Sono inoltre rilevanti norme settoriali su videosorveglianza, gestione dei big data, e-commerce e pagamenti digitali.

2. Interpretazione e implicazioni pratiche

Interpretazione normativa

Dal punto di vista normativo, il quadro richiede una valutazione puntuale dei trattamenti svolti in occasione dell’evento. La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati deve considerare le categorie di dati trattati, il numero di interessati e l’uso di tecnologie invasive. Il Garante ha indicato che le VdP devono includere scenari operativi concreti e misure di mitigazione misurabili.

Implicazioni operative per gli enti coinvolti

Le misure tecniche devono comprendere cifratura dei dati a riposo e in transito, controllo degli accessi basato sui ruoli e logging esaustivo delle attività. Dal punto di vista organizzativo, occorre definire responsabilità chiare tra titolari, contitolari e responsabili del trattamento. I contratti con i fornitori devono integrare clausole di GDPR compliance e audit periodici.

Cosa devono fare le aziende

Le aziende che partecipano all’organizzazione devono predisporre una VdP aggiornata e piani di incident response. È necessario eseguire test di sicurezza prima dell’evento e verifiche sulla privacy by design e by default. Devono inoltre essere nominati referenti per la protezione dei dati con competenze adeguate e autonomia decisionale.

Rischi e sanzioni

Il rischio compliance è reale: violazioni di misure tecniche o lacune contrattuali possono comportare sanzioni amministrative ai sensi del GDPR e responsabilità contrattuali verso terzi. Il Garante può anche imporre misure correttive, come la limitazione temporanea di trattamenti o il divieto dell’uso di specifiche tecnologie in assenza di garanzie adeguate.

Best practice per la compliance

Si raccomanda l’adozione di un registro centralizzato dei trattamenti, la minimizzazione dei dati raccolti e l’implementazione di procedure di pseudonimizzazione quando possibile. Le esercitazioni su incident response devono coinvolgere tutte le parti interessate, inclusi fornitori terzi. Infine, la trasparenza verso gli interessati deve essere garantita tramite informative chiare e canali dedicati per l’esercizio dei diritti.

Un elemento operativo da monitorare è la calendarizzazione degli audit e dei test di sicurezza, con reportistica che consenta al titolare di dimostrare la diligenza adottata in sede di verifica da parte del Garante o di altre autorità competenti.

Il quadro normativo impone obblighi concreti. Le imprese assumono la responsabilità di GDPR compliance come titolari del trattamento. Occorre designare un Data Protection Officer (DPO) quando la normativa lo prevede. Per trattamenti ad alto rischio è obbligatorio effettuare un data protection impact assessment (DPIA). Il rischio compliance è reale: attività di geolocalizzazione, riconoscimento facciale, profilazione degli spettatori e gestione dei dati dei partecipanti possono comportare sanzioni e danni reputazionali.

3. Cosa devono fare le aziende

Per dimostrare la diligenza richiesta nelle verifiche del Garante, le aziende devono implementare una reportistica documentata e aggiornata. Dal punto di vista normativo, la documentazione è elemento probatorio centrale in caso di ispezione.

Il primo passo consiste nell’effettuare una mappatura puntuale dei trattamenti e dei relativi rischi. Tale mappatura deve includere categorie di dati, finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione.

Devono seguire misure tecniche e organizzative adeguate. Tra queste: cifratura dei dati sensibili, controlli di accesso basati sul principio del minimo privilegio e backup sicuri. Si raccomanda l’adozione del privacy by design e del privacy by default nella progettazione dei servizi.

Le aziende devono predisporre procedure per la valutazione preventiva dei trattamenti ad alto rischio e, quando necessario, completare il DPIA. Il documento deve contenere l’analisi dei rischi, le misure mitigate e la reportistica sulle decisioni adottate.

Il rapporto contrattuale con fornitori esterni richiede specifiche clausole di protezione dei dati e verifiche periodiche. Il vendor management deve includere audit contrattuali e check sulla conformità tecnica dei subfornitori.

È obbligatoria la formazione periodica del personale coinvolto nei trattamenti. La formazione deve coprire responsabilità operative, protocolli di segnalazione delle violazioni e misure di sicurezza attive.

Le aziende devono istituire procedure di gestione degli incidenti e del data breach, con registrazione tempestiva delle violazioni e valutazione dell’impatto. Il registro degli incidenti facilita la dimostrazione di diligenza in sede ispettiva.

Il rischio compliance è reale: la mancata applicazione delle misure esposte espone a sanzioni amministrative e a conseguenze reputazionali. Il Garante ha stabilito che la prova della diligenza passa attraverso documenti, audit e verifiche oggettive.

Per le imprese che operano in eventi pubblici ad alta visibilità, si prevede un aumento dei controlli ispettivi. Le aziende devono dunque consolidare le pratiche di compliance e mantenere evidenze aggiornate delle scelte tecniche e organizzative.

Le aziende incaricate delle attività legate alle Olimpiadi 2026 devono consolidare le prassi operative e documentali già avviate. Dal punto di vista normativo, è necessario che ogni decisione tecnica sia tracciata e motivata. Il rischio compliance è reale: mancate evidenze aumentano l’esposizione a sanzioni e contenziosi.

• Effettuare una mappatura dei trattamenti e dei flussi di dati, con indicazione dei ruoli e delle basi giuridiche.
• Realizzare DPIA specifiche per attività ad alto rischio, quali il riconoscimento facciale, la telemetria degli atleti e le applicazioni di tracciamento. DPIA indica la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
• Stipulare contratti con i fornitori che includano clausole contrattuali adeguate e misure tecniche e organizzative di sicurezza.
• Garantire trasparenza attraverso informative comprensibili e, quando necessario, consensi documentati e specifici.
• Predisporre misure di sicurezza come cifratura, pseudonimizzazione e controlli di accesso, nonché piani operativi di incident response.

4. Rischi e sanzioni possibili

Dal punto di vista normativo, la violazione degli obblighi può comportare sanzioni amministrative significative. Le multe previste comprendono importi fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale annuo, a seconda della gravità dell’illecito.

Oltre alle sanzioni pecuniarie, le imprese affrontano rischi reputazionali e responsabilità civili. Perdite di fiducia, contenziosi individuali e ordinanze di sospensione dei trattamenti possono avere impatti operativi rilevanti.

Le autorità di controllo, incluso il Garante, hanno indicato un’attenzione particolare alle tecnologie di riconoscimento biometrico e ai sistemi di monitoraggio su larga scala. Pertanto, le verifiche ispettive e le richieste di informazioni amministrative sono probabili durante l’evento.

Per le imprese partecipanti, la strategia efficace combina documentazione puntuale, valutazioni d’impatto aggiornate e controlli tecnici costanti. In assenza di tali misure, il rischio compliance rimane elevato e l’esposizione normativa potrebbe tradursi in sanzioni e ordini di adeguamento.

È atteso un monitoraggio prolungato delle pratiche adottate durante le Olimpiadi e un potenziale aumento delle istruttorie successive all’evento.

È previsto un monitoraggio prolungato delle pratiche adottate durante le Olimpiadi e un potenziale aumento delle istruttorie successive all’evento. Il rischio compliance è reale: violazioni del trattamento dei dati personali generano impatti normativi, economici e reputazionali.

Tra i principali rischi pratici si segnalano:

• uso improprio di tecnologie biometriche o riconoscimento facciale senza base giuridica;
• conservazione eccessiva dei dati dei partecipanti o degli spettatori;
• trasferimenti internazionali di dati non adeguatamente tutelati;
• fughe di dati dovute a controlli accessi inadeguati o vulnerabilità nelle app e nelle piattaforme di big data.

Dal punto di vista normativo, le sanzioni possono raggiungere cifre elevate: fino a milioni di euro e al 4% del fatturato mondiale annuo per violazioni gravi del GDPR. Il Garante, insieme alle authority europee, ha consolidata esperienza nel coordinamento su eventi transnazionali e può avviare interventi ispettivi mirati.

5. Best practice per la compliance

Dal punto di vista normativo, si suggerisce un piano operativo preciso e documentabile. Prima fase: mappatura dei trattamenti e delle vulnerabilità, con evidenza dei responsabili. Seconda fase: audit tecnico e procedurale indipendente, comprensivo di test di intrusione e verifica dei controlli di accesso. Terza fase: aggiornamento delle policy scritte e dei processi di gestione degli incidenti, con registrazione delle azioni correttive. Quarta fase: formazione specialistica periodica per il personale coinvolto, accompagnata da esercitazioni pratiche. Quinta fase: implementazione di un registro delle verifiche e di un piano di miglioramento continuo, validabile da terze parti. Il piano deve essere misurabile mediante indicatori operativi e risultati documentati. Il rischio compliance è reale: le aziende devono dimostrare interventi concreti e tracciabili, in vista di possibili verifiche e sviluppi normativi futuri.

1. Valutazione preliminare: mappare i dati, gli stakeholder e gli use case. Identificare i trattamenti critici e redigere una DPIA documentata. Dal punto di vista normativo, la DPIA deve contenere rischi, misure mitigate e responsabilità operative.
2. Governance: nominare un DPO quando opportuno e definire ruoli e responsabilità per privacy e sicurezza. Il rischio compliance è reale: occorre tracciare decisioni e revisioni periodiche.
3. Contracting e fornitori: adottare clausole contrattuali standard, prevedere audit di sicurezza e richiedere evidenze tecniche sulle misure implementate. Le clausole devono disciplinare subfornitura, trattamento dei dati e responsabilità in caso di violazioni.
4. Misure tecniche: applicare cifratura, pseudonimizzazione, segregazione degli ambienti, logging e controllo accessi basato sul principio del minimo privilegio. Queste misure devono essere documentate e testate regolarmente.
5. Trasparenza e consensi: predisporre informative chiare e canali per l’esercizio dei diritti. Gestire i consensi con sistemi tracciabili e revisionabili in conformità alla normativa sulla protezione dei dati.
6. Preparazione agli incidenti: definire un piano di incident response con ruoli e procedure di notifica al Garante. Il piano deve includere tempi, responsabilità e modalità di comunicazione pubblica verificabili.
7. RegTech e automazione: integrare soluzioni RegTech per supportare la DPIA, la gestione dei consensi e il monitoraggio dei rischi in tempo reale. L’automazione riduce errori umani e produce log utili per audit e compliance.
8. Formazione: erogare training specifici per lo staff operativo e i team IT sugli obblighi di data protection. La formazione deve essere documentata, periodica e adattata ai diversi ruoli aziendali.

Checklist operativa rapida

Dopo la formazione documentata, periodica e differenziata per ruolo, si propone una checklist sintetica per l’implementazione operativa della compliance.

• È stata completata la mappatura dei trattamenti con responsabilità, base giuridica e categorie di dati.
• Per i trattamenti ad alto rischio è stata eseguita e documentata la DPIA, con misure di mitigazione identificate.
• I contratti con fornitori includono clausole di protezione dei dati, ruoli chiaramente definiti e garanzie tecniche-organizzative.
• Sono attive misure tecniche adeguate come cifratura, backup regolari e controllo degli accessi basato sui ruoli.
• Esiste un piano di comunicazione per la notifica delle violazioni, con tempi, responsabilità interne e procedure di escalation.
• Il personale partecipa a percorsi formativi periodici e le evidenze di formazione sono archiviate per finalità di compliance.

Conclusione: cosa significa per le aziende

Dal punto di vista normativo, la conformità richiede attività documentate e tracciabili in tutte le fasi operative. Il Garante ha stabilito che la prova delle misure adottate è centrale nelle verifiche ispettive.

Il rischio compliance è reale: lacune nella mappatura, nelle clausole contrattuali o nelle misure tecniche aumentano l’esposizione a sanzioni amministrative e a danni reputazionali. Per le aziende significa integrare la protezione dei dati nei processi operativi e nelle gare di procurement.

Praticamente, le imprese devono aggiornare politiche interne, rivedere i contratti di fornitura, pianificare DPIA quando necessario e mantenere registri di formazione e audit. Dal punto di vista operativo, l’adozione di soluzioni RegTech può agevolare la tracciabilità e la reportistica richiesta.

Il prossimo sviluppo atteso riguarda l’adozione più estesa di controlli automatizzati per il monitoraggio continuo dei trattamenti e la loro documentazione, elemento che influirà sulle valutazioni ispettive future.

Dal punto di vista normativo, la partecipazione alle Olimpiadi 2026 richiede un approccio attivo e documentato alla protezione dei dati. Il Garante ha stabilito che la prevenzione e la tracciabilità delle misure sono elementi essenziali per valutazioni ispettive coerenti. Le organizzazioni devono integrare procedure operative, GDPR compliance e misure tecniche verificabili per mitigare rischi legali e reputazionali.

Dal punto di vista operativo, le aziende coinvolte devono predisporre valutazioni d’impatto, registri dei trattamenti aggiornati e processi di audit periodici. L’adozione di soluzioni RegTech facilita l’automazione dei controlli e la reportistica, riducendo tempi di verifica e migliorando la qualità della documentazione richiesta dalle autorità.

Dal punto di vista pratico, è opportuno avvalersi di competenze specialistiche in privacy e sicurezza per calibrare le misure sul profilo di rischio dell’evento. Il rischio compliance è reale: una gestione inadeguata può comportare sanzioni e danni reputazionali significativi. Dr. Luca Ferretti
Avvocato specializzato in diritto digitale e legal tech